伝わるプレゼン資料の作り方｜構成から見やすいスライドのコツまで

会議や発表のために、プレゼン資料を作る機会は少なくありません。ところが、いざソフトを開くと、何から書けばよいか分からず、デザインを整えることに時間を使ってしまう。完成したものの、文字がぎっしり詰まって読みにくい資料になってしまった、という経験がある人もいるでしょう。

伝わるプレゼン資料は、見た目の工夫より先に、何を伝えるかを決め、話の流れを組み立てることから生まれます。ここでは、作り始める前の準備から、構成の型、見やすいスライドのコツ、仕上げの確認までを順に紹介します。

作り始める前に決めること

いきなりスライドを作り始めると、思いついた順に情報を並べることになり、話の筋が見えにくくなります。まずは、資料を作る前に次の三つを決めておきましょう。

特に大切なのは、一番伝えたいことを一文にまとめておくことです。「新しい仕組みを導入すると、作業時間を減らせるので、来月から試したい」のように一文で言えれば、資料に入れるべき情報と、入れなくてよい情報の区別がつきやすくなります。

話の流れを組み立てる

伝えることが決まったら、話の流れを組み立てます。いきなりスライドを作るのではなく、紙やメモに見出しだけを書き出して、順番を考えるのがおすすめです。

結論を先に伝えると、聞き手は話の行き先が分かったうえで説明を聞けるので、内容を理解しやすくなります。見出しを並べただけの段階で、一度通して話してみると、説明が足りない部分や、順番がおかしい部分に気づけます。

一枚に載せる情報を絞る

見やすいスライドの基本は、一枚で伝えることを一つに絞ることです。言いたいことを全部載せようとすると、文字が小さくなり、聞き手はどこを見ればよいか分からなくなります。

スライドの上部には、そのスライドで伝えたいことを一文で書いた見出しを置くと効果的です。「売上の推移」ではなく、「売上は三か月連続で伸びている」のように書けば、見出しを読むだけで内容が伝わります。詳しい説明は、スライドに書き込むのではなく、話す言葉で補いましょう。

見やすくするデザインの基本

デザインに凝る必要はありませんが、いくつかの基本を押さえるだけで、資料はぐっと見やすくなります。

色やフォントの種類を増やしすぎないことが、見やすい資料への近道です。

使う色は、基本の文字の色と、強調したいところに使う色の二、三色程度に絞ります。フォントも一種類か二種類にそろえましょう。文字の大きさは、会場の後ろの席からでも読めるかを意識して決めます。

グラフを使う場合は、伝えたいことに合った種類を選びます。数量の比較なら棒グラフ、時間の流れに沿った変化なら折れ線グラフが向いています。注目してほしいところだけ色を変えると、聞き手の目が自然とそこに向かいます。

仕上げの見直し

資料ができたら、発表する前に全体を見直します。自分では分かっているつもりでも、初めて見る人には伝わりにくい部分があるかもしれません。

時間を計りながら、一度声に出して通しで話してみると、時間配分や、説明しにくいスライドが分かります。可能であれば、同僚や家族に聞いてもらい、分かりにくかった部分を教えてもらうと、より伝わる資料に近づきます。

まとめ

伝わるプレゼン資料を作るには、誰に何を伝え、どうしてほしいのかを先に決め、結論から始まる話の流れを組み立てることが大切です。一枚のスライドに載せる情報を絞り、色やフォントをそろえるだけでも、見やすさは大きく変わります。

次に資料を作るときは、ソフトを開く前に、伝えたいことを一文で書き出すところから始めてみてください。