メールの整理術｜受信箱をため込まない仕分けと処理のルール

受信箱を開くと、未読のメールが何十通もたまっている。大事なメールが埋もれてしまい、返信を忘れていたことに後から気づく。仕事のメールが増えるほど、受信箱の管理は難しくなっていきます。

メールに追われないためには、メールを確認するタイミングと、開いたメールをどう扱うかのルールを決めておくことが大切です。ここでは、確認の時間の決め方から、処理のルール、仕分けのしかた、自動の振り分け、不要なメールの減らし方までを紹介します。

メールを確認する時間を決める

メールが届くたびに確認していると、そのたびに作業が中断され、集中が途切れてしまいます。急ぎの連絡が多い仕事でなければ、メールを確認する時間を決めて、まとめて処理する方が効率的です。

たとえば、始業時、昼休みの前、夕方など、一日に数回の決まった時間にメールを確認するようにします。メールの通知を切っておくと、確認の時間以外に気を取られることが減ります。急ぎの連絡は電話やチャットで来ることが多い職場なら、この方法でも困ることは少ないでしょう。

開いたらすぐ判断する

メールを整理するうえで大切なのは、一度開いたメールを、その場でどう扱うか決めることです。「後で読もう」と閉じてしまうと、同じメールを何度も開くことになり、時間が無駄になります。

数分で返信できるメールは、後回しにせず、その場で返信してしまいましょう。時間がかかるメールは、いつ対応するかを予定に入れ、「対応待ち」などの場所に移しておくと、返信漏れを防げます。

フォルダーを増やしすぎない

メールを仕分けるために、相手やプロジェクトごとに細かくフォルダーを作る人もいますが、増やしすぎると、どこに入れるか迷う時間がかかり、探すときにも手間がかかります。最近のメールソフトは検索機能が充実しているので、仕分けは最小限にとどめるのがおすすめです。

受信箱には新しく届いたメール、「対応待ち」には自分が何かをする必要があるメール、「保管」には対応が済んだメールを入れる、というように、対応の状態で分けると、今やるべきことがひと目で分かります。

自動で振り分ける

毎回同じように仕分けるメールは、メールソフトの振り分け機能を使って、自動で整理しましょう。差出人や件名、宛先などの条件を設定すると、届いたメールが自動で決めた場所に移動します。

自分が宛先に直接入っておらず、写しで受け取っているメールだけを、別の場所に振り分けるのも効果的です。

メールマガジンやお知らせ、システムからの自動通知などは、受信箱に届かないように振り分けておくと、受信箱には自分宛ての大切なメールが残りやすくなります。

不要なメールを減らす

受信箱を整理するのと同時に、届くメールの数そのものを減らすことも大切です。読んでいないメールマガジンやお知らせは、思い切って配信を停止しましょう。

自分が送るメールについても、宛先や写しに入れる人を必要な範囲に絞ると、相手の受信箱の負担を減らせます。短い連絡で済むものは、チャットなどを使い分けるのも一つの方法です。

まとめ

メールに追われないためには、確認する時間を決めてまとめて処理し、開いたメールはその場で削除、対応、予定に入れる、保管のどれかに振り分けることが基本です。フォルダーは対応の状態で分ける程度にとどめ、検索や自動の振り分けを活用しましょう。

まずは、読んでいないメールマガジンを一つ配信停止するところから始めてみてください。受信箱が少しずつ軽くなっていくはずです。