オンライン会議のコツ｜音声・映像の準備と伝わる話し方

オンライン会議は、移動の手間がなく、離れた場所にいる人とも気軽に話し合える便利な方法です。一方で、声が聞き取りにくい、発言のタイミングがつかめない、画面共有でもたつくなど、対面の会議とは違った難しさもあります。

オンライン会議を円滑に進めるには、事前の準備と、オンラインならではの話し方の工夫が大切です。ここでは、参加前の確認から、音声と映像の整え方、伝わる話し方、画面共有、主催者としての進め方までを紹介します。

参加前に確認すること

会議が始まってから設定に手間取ると、ほかの参加者を待たせてしまいます。開始の数分前には会議に入れるよう、事前に準備をしておきましょう。

使う会議のアプリが更新を求めてくることもあるので、初めて使うときや久しぶりに使うときは、早めに起動して確認しておくと安心です。パソコンの通知は、会議中に表示されると気が散るうえ、画面共有の際に見られてしまうこともあるので、切っておきましょう。

聞き取りやすい音声にする

オンライン会議で最も大切なのは、音声が聞き取りやすいことです。映像が多少乱れても会話は続けられますが、声が聞こえないと話し合いが成り立ちません。

パソコンに内蔵されたマイクとスピーカーを使うと、相手の声がスピーカーから出てマイクに入り、こだまのように聞こえてしまうことがあります。マイク付きのイヤホンやヘッドセットを使うと、こうした問題を防げます。

カメラの位置と明るさ

カメラをオンにするときは、映り方を整えておくと、相手に与える印象がよくなります。カメラは目の高さか、少し上に来るように調整しましょう。ノートパソコンを机にそのまま置くと、見下ろすような角度になりやすいので、台などに載せて高さを調整します。

窓を背にして座ると、逆光で顔が暗く映ってしまいます。窓の光が顔の正面から当たる位置に座るか、照明で顔を明るくしましょう。

背景に、見られたくないものが映り込んでいないかも確認しておきます。気になる場合は、背景をぼかす機能などを使いましょう。

伝わる話し方

オンライン会議では、通信の遅れなどで、話し始めがほかの人と重なりやすくなります。発言するときは、名前を名乗ってから話し始めると、誰が話しているかが分かりやすくなります。

対面より相手の反応が分かりにくいので、聞く側も、うなずきを少し大きめにしたり、チャットで反応を返したりすると、話している人が安心できます。話し終えたら「以上です」などと区切りを伝えると、次の人が話し始めやすくなります。

画面共有と主催者の進め方

資料を画面共有するときは、共有する前に、関係のないウィンドウやタブを閉じておきましょう。画面全体ではなく、特定のウィンドウだけを共有すると、ほかの画面が映ってしまう心配がありません。

会議を主催するときは、事前に議題と終了時刻を参加者に伝えておくと、話し合いが脱線しにくくなります。会議の冒頭で、今日決めたいことを確認し、終わりに決まったことと次にやることをまとめると、参加者全員が同じ認識を持てます。発言が少ない人には、名前を呼んで意見を求めるなど、全員が参加しやすい雰囲気を作ることも大切です。

まとめ

オンライン会議を円滑に進めるには、事前に音声と映像を確認し、マイク付きのイヤホンや静かな場所で聞き取りやすい音を届けることが基本です。カメラは目の高さに合わせ、顔が明るく映るように整えましょう。

話すときは結論から、少しゆっくり区切って伝えると、相手に伝わりやすくなります。まずは次の会議の前に、自分の声と映像がどう届いているかを確認するところから始めてみてください。