書く・話す

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文章の推敲のしかた｜時間の置き方、直す順番、ねじれた文と重複表現の見つけ方

自分の文章の誤りはなぜ見えにくいのかを踏まえ、推敲の手順を整理します。校正や校閲との違い、時間の置き方、全体から語句へ直す順番、主語と述語のねじれや重複表現の直し方、音読や印刷の使い方、メールや報告書など場面別にかける時間の目安を例文で説明します。

読点に絶対の決まりがない理由と、それでも迷わず打てる基準を整理します。係り受けで意味が変わる例、長い修飾語と語順の考え方、主語や接続詞のあとに打つかどうか、打たないほうがよい位置、多すぎる文の直し方、メールや公用文など場面別の違いを例文で説明します。

箇条書きが読みにくくなる原因を、悪い例と直した例で確かめます。同じ種類の項目を並べる考え方、名詞止めと動詞止め、粒度のそろえ方、階層を二段に収める方法、番号と記号の使い分け、因果を文章で残す判断を整理。メール・議事録・手順書・スライドの実例と、送信前に使える点検手順も紹介します。

「結論から話して」と言われても、何を最初に言えばいいのか迷う人に向けて、最初の一文の作り方をまとめました。話が長くなる原因、話す前に決める三つの問い、報告・相談・依頼など場面別の一文の例、冷たく聞こえないための工夫、結論が出ていないときの話し方、日常でできる練習法を紹介します。

長い文章を読んでも何を残せばよいか迷う人へ、要約の目的の決め方、段落の中心文や結論の探し方、主張と具体例の分け方を紹介します。結論・理由・補足で作る3行要約の手順、重複や修飾を削る推敲、会議資料・記事・本・メールの例文、原文との照合方法まで、短くしても意味を変えないまとめ方を整理します。

説明が長くなるときや、頼みごとを切り出しにくいときに使えるSDS法とDESC法を、PREP法との違いから整理します。朝礼、自己紹介、進捗報告、依頼、断り、改善の相談の例文に加え、事実と評価の分け方、感情の伝え方、選択肢の用意、メールや会話での調整と練習の手順まで紹介します。

敬語の使い分けを、動作をする人・向かう先・聞き手の関係から整理します。尊敬語と謙譲語、丁寧語の違い、よく使う動詞の言い換え、依頼や断りの例文、社外への上司の伝え方、電話応対、二重敬語の直し方まで。場面別の練習と送信前の確認項目で、仕事で使える表現を身につけます。

ビジネスメールを、相手が迷わず返信・対応できる文章に整えるための実践ガイドです。基本構成、件名と宛名、依頼・日程調整・断りの文例、期限の伝え方、返信と催促、To・CC・BCC、添付と共有リンク、送信前の点検、誤送信時の初動まで具体的に紹介します。型の使い回しで起きるミスの防ぎ方も扱います。

日報を短時間で書き、読み手の判断につなげる方法を紹介します。成果・相談・気づき・翌日の予定という基本の型と完成例、事実と見込みの分け方、数字で表せない進捗の示し方、遅れや失敗の報告を具体化。職種別の例文、一行メモの残し方、週の振り返りや機密情報の扱いまで、毎日使える判断基準をまとめました。

報告・連絡・相談の違いから、伝える時期、事実と見込みの分け方、進捗報告の型、判断を求める相談の準備までを具体例で説明します。遅れやミスの第一報、チャット・口頭・メールの選び方、返事がないときの対応、決定事項の記録と受け手の工夫もまとめました。新入社員にも、後輩を迎える人にも役立つ実践ガイドです。

プレゼン資料を作る前の目的整理から、見出しで組み立てる構成、一枚に載せる情報の選び方、文字・配色・グラフの整え方、配布資料との使い分け、リハーサルと質疑への備えまでを紹介します。業務改善の提案を例に、数字の示し方やよくある失敗の直し方も、作業の順番に沿って具体的にまとめました。

人前で話すと声が震える、早口になる、頭が真っ白になる人へ。聞き手と目的に合わせた構成、原稿とメモの使い分け、声に出す練習、直前の準備、質問や機器トラブルへの対応を具体例で紹介します。会議・自己紹介・発表に応じた工夫と、無理のない経験の積み方、相談を考える目安もまとめました。

議事録の書き方を、会議前の準備から共有後の確認まで解説します。決定事項、未決事項、担当者、期限を整理し、発言の記録を次の行動につなげる方法を紹介。話題が行き来する会議や曖昧な合意にも対応し、読み返して使える議事録を作るための記事です。

引き継ぎ書の書き方を、業務一覧、作業手順、判断基準、未完了案件に分けて解説します。後任が知りたい情報の選び方や、手順書との違い、説明と実演で抜けを見つけるコツも紹介。異動や休暇の前に、仕事を引き受ける人が動ける状態を整えたい方に役立ちます。

PREP法の結論・理由・具体例の役割を、進捗報告、改善提案、判断に迷う相談の例文で説明します。相手に求める判断の決め方、根拠の確かめ方、メールと口頭での使い分け、伝わりにくい文章の直し方、短い説明から詳しい説明へ広げる練習まで、仕事で使える手順をまとめました。