結論から話すコツ｜最初の一文の作り方と、話が長くなる原因・直し方

職場で「で、結論は？」「結論から話してくれる？」と言われて、どきっとした経験はないでしょうか。自分ではきちんと説明しているつもりなのに、話し終わる前に相手がしびれを切らしてしまう。そんなとき、多くの人は「もっと短く話そう」と考えますが、問題は長さそのものより、最初に何を言うかにあることがほとんどです。

結論から話すこつは、話し方の才能ではなく、話し始める前の準備と、最初の一文の作り方にあります。ここでは、結論とは何を指すのかという話から始めて、話が長くなる原因、話す前に決める三つの問い、場面別の最初の一文の例、結論のあとに続ける順番、冷たく聞こえないための工夫、結論が出ていないときの伝え方、日常でできる練習法までを順に紹介します。

結論から話すとはどういうことか

「結論から話す」と聞くと、自分の意見や判断をはっきり言うこと、と受け取る人が多いかもしれません。けれども、仕事の会話でいう結論は、もう少し広い意味で使われています。

結論は「相手がいちばん知りたい答え」

結論とは、その話を聞く相手が、いちばん最初に知りたい答えのことです。何が結論になるかは、話の種類によって変わります。

• 報告なら、結果（終わったのか、うまくいったのか）
• 相談なら、相手に決めてほしいこと
• 依頼なら、相手にしてほしいこと
• 提案なら、何をどうしたいか
• 謝罪なら、何が起きたか

たとえば、取引先との打ち合わせの報告で「先方は来月から導入したいとのことです」と言えば、それが結論です。自分の考えを述べているわけではありませんが、上司が知りたいのはまさにその一点です。

相手の頭の中に「置き場所」を作る

結論を最初に聞くと、相手はそのあとの話を「結論を支える材料」として聞くことができます。逆に、結論がわからないまま経緯を聞かされると、相手は「この話はどこに向かうのか」を推測しながら聞くことになり、内容が頭に残りにくくなります。

結論から話すことは、相手の頭の中に、話の置き場所を先に作ってあげることだと考えるとわかりやすいでしょう。

結論から話す型との関係

結論を最初に置く話し方には、PREP法やSDS法といった名前のついた型もあります。型は、結論のあとに理由や具体例をどの順番で並べるかを決めたものです。型を使いこなすにしても、出発点は「最初の一文に何を言うか」です。型そのものの使い方はPREP法とは？使い方と例文などで紹介しているので、この記事では最初の一文の作り方に絞って掘り下げます。

話が長くなる、よくある原因

結論から話せない理由は、人によってさまざまですが、よく見られるものはいくつかに分けられます。自分がどれに当てはまるかを知ると、直し方が見えてきます。

起きた順に話してしまう

もっとも多いのが、出来事を起きた順番に話してしまうパターンです。「朝いちばんに先方から電話があって、そのときは担当の方が不在で、昼過ぎに折り返しをいただいて……」と話していくと、結論は最後になります。

起きた順に話すのは、自分が体験した順番なので、話す側にとってはいちばん楽な並べ方です。けれども、聞く側にとっては、結論にたどり着くまで待たされる並べ方でもあります。

言い訳や事情を先に言いたくなる

結果がよくなかったときほど、人は事情を先に説明したくなります。「先方の都合もあって」「こちらとしてはできる限り手を尽くしたのですが」と前置きが続くと、相手は「何か悪いことが起きたらしい」と察しながらも、何が起きたのかがわからないまま待つことになり、かえって不安やいらだちが大きくなります。

話しながら考えている

話し始めた時点で、自分の中で結論がまとまっていないこともよくあります。話しながら考えを整理しているので、話が行ったり来たりして、最後にようやく「つまり……」とまとまります。これは、話す前に考える時間をとれば防げる種類の長さです。

全部伝えないと不安になる

「あとで聞いていないと言われたら困る」と考えて、関係する情報を全部話そうとする人もいます。丁寧さの表れでもありますが、相手が必要としている情報と、そうでない情報の区別がつかなくなり、大事な点が埋もれてしまいます。

相手に遠慮してしまう

目上の人や、忙しそうな相手に話しかけるときほど、「いきなり用件を言うのは失礼ではないか」と感じて、前置きが長くなることがあります。「お忙しいところすみません、少しだけよろしいでしょうか、実は先日の件なのですが……」と続けているうちに、相手の時間をかえって長く使ってしまいます。

忙しい相手ほど、短い時間で用件がわかることをありがたく感じるものです。遠慮の気持ちは「今よろしいですか」の一言に込めて、そのあとはすぐに結論に入るほうが、相手への配慮になります。

話す前に決める三つの問い

結論から話せるかどうかは、話し始める前の数十秒でほとんど決まります。話しかける前に、次の三つを自分に問いかけてみてください。

1. 相手はこの話で何を知りたいか

最初に考えるのは、自分が話したいことではなく、相手が知りたいことです。上司が進み具合を気にしている案件なら「予定どおりか、遅れているか」、先輩に頼んでいた確認なら「確認が終わったかどうか」が知りたいことです。

2. 相手に何をしてほしいか

次に、話を聞いた相手に何をしてほしいのかを考えます。ただ知っておいてほしいのか、判断してほしいのか、手を貸してほしいのか。これによって、結論の一文の言い方が変わります。

• 知っておいてほしい → 「〜になりました」
• 判断してほしい → 「〜を決めていただきたいです」
• 手を貸してほしい → 「〜をお願いできますか」

3. 一言で言うと何か

最後に、ここまでの答えを一文にまとめます。「つまり、何が言いたいのか」を自分に聞くのです。一文にまとまらないときは、まだ話す準備ができていないサインです。手元のメモに書き出してみると、まとまりやすくなります。