結論から話すコツ｜最初の一文の作り方と、話が長くなる原因・直し方
最初の一文の作り方
三つの問いの答えが出たら、それを最初の一文にします。最初の一文がうまく作れると、そのあとの話は自然に続いていきます。
「何の話か」と「答え」を一文に入れる
最初の一文には、二つの要素を入れるのが基本です。
- 何についての話か（話題）
- その答え（結論）
たとえば「A社の見積もりの件、今日中に返事が来るそうです」という一文には、「A社の見積もりの件」という話題と、「今日中に返事が来る」という答えの両方が入っています。話題を最初に言うことで、相手は頭を切り替えて聞く準備ができます。
「結論から言うと」は使い分ける
「結論から言うと」「先に結論を申し上げると」という前置きは、慣れないうちは便利です。自分に「結論を言うぞ」と言い聞かせる効果もあります。ただし、毎回つけるとそのぶん結論が後ろにずれますし、何度も聞くと相手には決まり文句のように聞こえます。
慣れてきたら前置きを省き、話題と答えの一文から直接始めるようにします。前置きを使うのは、会議で話を切り出すときや、込み入った説明を始めるときなど、相手に「ここからまとまった話をします」と知らせたい場面に絞るとよいでしょう。
一文は短く、数字や期限は具体的に
最初の一文はできるだけ短くします。目安としては、ひと息で言い切れる長さです。「〜で、〜なので、〜ですが」と読点でつないでいくと、結局は長い前置きになってしまいます。
また、「少し遅れそうです」より「2日遅れて、金曜日の納品になりそうです」のように、数字や期限を入れると、相手はそれだけで次の判断ができます。
場面別の最初の一文
同じ「結論から話す」でも、場面によって最初の一文の形は変わります。よくある場面ごとに、長くなりがちな言い方と、結論から始めた言い方を比べてみます。
| 場面 | 長くなりがちな始め方 | 結論から始めた一文 |
|---|---|---|
| 進み具合の報告 | 「先週から作業を進めていて、途中でデータの不備が見つかって……」 | 「資料作りは予定より2日遅れて、金曜日に仕上がる見込みです」 |
| 判断の相談 | 「先方からいくつか要望が出ていまして、こちらでも検討したのですが……」 | 「納期を延ばすか、内容を減らすかを決めていただきたいです」 |
| 作業の依頼 | 「今度の会議の件なんですけど、準備がいろいろあって……」 | 「明日の会議の資料を10部印刷していただけますか」 |
| 改善の提案 | 「最近、問い合わせの対応で時間がかかっていると感じていて……」 | 「よくある質問をまとめた一覧を作りたいと考えています」 |
| 失敗の報告 | 「実は、今朝メールを送るときに確認が足りなくて……」 | 「今朝のメールを、別のお客様に誤って送ってしまいました」 |
| 確認の返事 | 「ご依頼の件、昨日から見ていたのですが……」 | 「ご依頼の確認、終わりました。修正は2か所です」 |
報告は「結果」から
報告では、まず結果を言います。うまくいったのか、終わったのか、予定どおりなのか。報告の基本的な考え方については報連相の基本と実践例でも紹介しています。
相談は「決めてほしいこと」から
相談で最初に言うのは、相手に決めてほしいことです。選択肢がいくつかある場合は、「AとBのどちらにするかを決めていただきたいです」と、選ぶ形で示すと、相手は話を聞きながら比べることができます。
依頼は「してほしいこと」から
依頼では、相手にしてほしい行動を最初に言います。理由や背景はそのあとで十分です。依頼の一文に「いつまでに」が入っていると、相手は引き受けられるかどうかをすぐに判断できます。
失敗の報告は「起きたこと」から
失敗の報告は、いちばん結論から話しにくい場面です。けれども、相手が最初に知りたいのは、何が起きたのかです。起きたことを先に伝えれば、相手はすぐに対応を考え始められます。謝罪や事情の説明は、そのあとに続けます。
チャットやメールでも同じ
話すときだけでなく、チャットやメールでも考え方は同じです。むしろ文字のやり取りでは、相手は最初の一行で読むかどうか、急ぐかどうかを決めることが多いので、最初の一文の重みはさらに大きくなります。
チャットでは、あいさつや前置きだけを送って相手の返事を待つのではなく、用件の一文まで一度に送るほうが、相手は空いた時間にすぐ対応できます。メールでは、件名に話題を、本文の最初の一文に結論を書くと、件名と最初の一文だけで用件が伝わります。メールの組み立て方はビジネスメールの書き方でも紹介しています。
結論のあとに続ける順番
最初の一文が言えたら、そのあとは相手の反応を見ながら、必要な情報を足していきます。
理由は二つか三つにしぼる
結論のあとには、なぜそうなったのか、なぜそうしたいのかという理由を続けます。理由がたくさんあるときも、大事なものを二つか三つに絞ります。「理由は二つあります」と先に数を言うと、相手は聞く準備ができ、自分も話が脱線しにくくなります。
次にどうするかを添える
報告や失敗の報告では、結論と理由のあとに「次にどうするか」を添えると、話がまとまります。「金曜日に仕上がる見込みです。データの確認に時間がかかったためです。木曜日の夕方に一度、途中の版をお見せします」のように、三つの要素がそろうと、相手は追加の質問をしなくても状況がつかめます。
細かい経緯は聞かれたら話す
起きた順の経緯や細かい事情は、相手から聞かれたときに話せば十分なことが多いものです。「詳しい経緯もお話ししましょうか」と一言聞いてから話すと、相手の時間を無駄にせずに済みます。準備した情報を全部話さなくても、聞かれたらすぐに答えられるようにしておけば、丁寧さは十分に伝わります。
相手の反応を見て長さを変える
結論のあとにどこまで話すかは、相手の反応で決めてかまいません。相手がすぐに「わかった、ありがとう」と言えば、そこで話を終えてよいのです。逆に、相手が首をかしげたり、質問を返してきたりしたら、その質問に答える形で理由や経緯を足していきます。
あらかじめ全部を話そうとせず、「結論→理由→次の対応」までを用意しておき、そこから先は相手の質問に合わせて出していく、と考えると、話の長さを相手に合わせやすくなります。
