PREP法とは？使い方と例文｜報告・提案・相談が伝わる組み立て方

理由と具体例を選び、根拠より強く言い切らない

文章がPREPの順に並んでいても、理由が結論につながっていなければ納得は得られません。「確認会を増やしたいです。前回の資料が読みやすかったからです」では、読みやすさと確認会の追加の関係が分かりません。まず、理由がその提案を選ぶ説明になっているかを確かめます。

「必要だから必要です」「効率的なので効率化できます」のように、結論を言い換えただけの理由にも注意が必要です。「どの手間が減るのか」「どの間違いを早く見つけるのか」まで具体化します。具体化できない場合は、提案の目的や仕組みをまだ十分に考えられていない可能性があります。

具体例の役割を見分ける

具体例には、考えをイメージしやすくする役割と、主張を確かめる材料になる役割があります。説明用に作った架空の場面は、使い方を示せても、実際に効果があった証拠にはなりません。自分の経験でも、一度の出来事だけで広い範囲の傾向を示せるとは限りません。

たとえば、前回は確認会がなく修正が多く、今回は確認会を開いて修正が少なかったとします。それだけで「確認会のおかげ」と言い切る前に、案件の難しさ、担当者、依頼内容の変更が違わなかったかを考えます。比較条件がそろっていないなら、「修正は少なかったが、確認会だけの効果かは判断できない」と説明できます。

数字を出すときは、何を数えたかを添えます。「修正が半分になった」なら、修正箇所の数なのか、作業時間なのかで意味が変わります。件数が少ない比較なら、その範囲も示してください。見栄えのよい割合だけを選ぶより、相手が数字の意味を確かめられることが大切です。

事実・解釈・提案を分けて読む

「締め切り後に回答が届いた」は事実、「依頼の出し方が分かりにくかったのかもしれない」は解釈、「次回は確認項目を分けて送る」は提案です。この三つを一文にすると、原因まで確認できたように読まれることがあります。段落や文を分け、解釈には根拠と不確かな点を添えます。

事実と解釈の切り分けに迷うときは、クリティカルシンキングとは？仕事で使う考え方と具体的な実践のコツも役立ちます。PREPの順に並べる前に、情報をどう確かめたかを振り返ると、説明の整え方と根拠の確かめ方を分けて考えられます。

根拠が足りないと分かったら、理由を長く言い換えて補う必要はありません。「現時点では仮説です。次の案件で確かめたいです」と範囲を狭める、追加の事実を調べる、判断を保留するという選択があります。分からない部分を明らかにする方が、後から条件が変わったときにも説明を修正しやすくなります。

伝わりにくい文章を直す練習と、説明を広げる工夫

練習には、明日報告する予定がある仕事など、実際に使う話題を一つ選びます。抽象的に「話し上手になりたい」と考えるより、相手と目的が決まっている方が、何を残すかを判断できます。初めは話す速さを気にせず、書いた内容の役割を確かめます。

経緯から始まる文章を直す

次の下書きでは、出来事は書かれていますが、依頼が後ろに隠れています。

昨日、依頼部署から連絡があり、参考資料も届いたので確認しました。前の依頼書と違うところがあって、構成をどうするか考えているのですが、作業の予定もあるので、対象を確認してもらえますか。

まず、この連絡でしてほしいことを一文にします。「掲載対象を本日15時までに確認してほしい」が用件です。次に、確認が必要な理由を「資料間で記載が異なり、構成を確定できない」と整理します。具体例として異なる記載を示し、最後に返答してほしい項目を絞ります。

掲載対象に新規利用者を含めるか、本日15時までに確認をお願いします。依頼書と参考資料で対象が異なり、構成を確定できないためです。依頼書は既存利用者のみ、参考資料は新規利用者も対象としています。新規利用者を含める前提で進めてよいか、返信をお願いします。

元の文章にあった「昨日連絡があった」「考えている」は、今回の判断には直接必要ないため削っています。一方、返答期限は後の工程を確認したうえで設定する情報です。書き直しの練習で付け足した設定を、そのまま実際の事実として使わないようにします。

下書きから説明を作る五つの手順

1. 最初の一文だけ読み、用件を言い直せるか確かめます。
2. 理由に「だから何を変えるのか」がつながるかを見ます。
3. 具体例の対象、条件、結果を確認します。
4. 最後に、誰が何をするのかを書きます。
5. 声に出し、長い固有名詞や指示語で迷わないかを確かめます。

読み直す際は、「これ」「その件」「対応します」が何を指すかにも注意します。自分には分かっていても、相手には複数の候補があるかもしれません。「数値の照合を担当者が行います」のように、必要な場所では対象と担当を戻します。すべての名詞を繰り返すのではなく、判断が分かれる場所を直します。

短い説明から詳しい説明へ広げる

一歩進んだ練習として、同じ用件を短い版と詳しい版で用意できます。短い版は結論、主要な理由、依頼に絞り、詳しい版には比較条件や具体例を添えます。相手が概要だけを求めているのに詳しい版を全部読む必要はありません。質問された部分を補えるようにしておきます。

たとえば、短い版では「初稿の確認会を次の一案件で試したいです。完成後の対象範囲の修正を減らせるか確かめるためです。実施の可否を判断してください」と伝えます。詳しい版では、前回の修正内容、参加者の負担、試行後に比較する項目を補足します。長い説明も、主要な用件が見える骨組みは保ちます。

一つのPointに複数の理由を付ける場合は、重複を点検します。「手間が減る」「時間が短くなる」「効率がよくなる」が同じ変化を指すなら、一つにまとめて具体例を添えます。異なる理由なら「納期への影響」「品質上の懸念」のように観点を分けると、相手は賛成する点と疑問がある点を言いやすくなります。

説明の後は、相手の質問を一つ記録します。「何を決めればよいか」と聞かれたなら冒頭と依頼を、「その見込みの理由は」と聞かれたなら残作業や根拠を見直します。ただし、質問が出ること自体を失敗と決める必要はありません。相手が内容を検討し、条件を確かめている場合もあります。答えに必要な材料があったかを振り返り、次に直す点を一つ選びます。

まとめ

PREP法は、用件を先に伝え、理由と具体例を添え、次の判断や行動を確かめるための型です。報告では現在の状態、提案では変えたい範囲、相談では決めたい論点を最初に置くと、同じ四つの要素を場面に合わせて使えます。

使い始めるなら、次の報告の冒頭だけを書き直してみてください。その一文に対象と用件が入ったら、理由を一つ選び、確認した事実を添えます。最後に相手への依頼を確かめ、事実と見込みが混ざっていないかを読み直します。

慣れた後は、説明の短さだけでなく、相手が判断できる材料がそろっているかを見ます。根拠が不足していれば調べるか提案の範囲を狭め、質問があれば順番を変えて答える。その使い方を続けると、PREP法を定型文として覚えるだけでなく、日々のやり取りを整理する方法として使えます。