仕事の優先順位のつけ方｜緊急度と重要度で整理して今日やることを決めるコツ

やることが多い日ほど、何から手をつければよいか分からず、目の前の作業に追われるまま一日が終わってしまうことがあります。終わったはずなのに、本当にやるべきことが残っている、という感覚に心当たりのある人もいるでしょう。

優先順位をつけるのは、仕事を早く片付けるためというより、限られた時間を何に使うかを自分で選ぶためです。ここでは、仕事の書き出し方から、緊急度と重要度による整理、比べるときの見方、今日やることの絞り方、急な依頼が入ったときの組み替え方までを紹介します。

まずはやることをすべて書き出す

優先順位を考える前に、抱えている仕事を一か所に書き出しましょう。頭の中だけで順番を考えようとすると、思い出せないものや、実際より大きく感じているものが混ざり、判断がぶれやすくなります。

書き出す場所は、紙のメモでも、アプリでもかまいません。大切なのは、ばらばらに散らばっている仕事を一つの一覧にまとめることです。

「企画書を作る」のような大きな仕事は、そのままだと取りかかりにくく、優先順位もつけにくくなります。「構成を考える」「データを集める」「下書きを書く」のように、一回の作業で終わる大きさに分けておくと、次に何をすればよいかが見えてきます。

緊急度と重要度で四つに分ける

書き出した仕事は、「急ぐかどうか」と「大切かどうか」の二つの軸で分けると整理しやすくなります。この考え方は、時間管理の方法としてよく知られています。

急いでいて大切な仕事は、もちろん最優先です。ただ、ここばかりに追われていると、いつまでも忙しい状態が続きます。

見落としやすいのが、急がないけれど大切な仕事です。業務の手順を整える、必要な知識を身につける、先の予定に向けて準備する、といった仕事は、すぐには困らないため後回しになりがちです。しかし、ここに時間を使うほど、後から急ぎの仕事に追われることが減っていきます。

急ぐけれど大切ではない仕事は、まとめて短時間で片付ける、ほかの人に頼めないか考えるなど、かける時間を抑える工夫をします。急がず大切でもない仕事は、本当に必要かを見直してみましょう。

期限と影響の大きさで比べる

四つに分けても、同じ区分の中で順番に迷うことがあります。そのときは、期限と、遅れたときの影響の大きさで比べると判断しやすくなります。

特に気をつけたいのは、自分の作業がほかの人の作業の前提になっている仕事です。たとえば、自分が資料を出さないとチームの次の作業が始まらない場合、その仕事は早めに片付けたほうが全体として進みやすくなります。

かかる時間も、順番を決める手がかりになります。数分で終わる返信や確認は、先にまとめて片付けると一覧がすっきりし、頭の中の気がかりが減ります。一方で、時間のかかる大切な仕事は、集中できる時間帯を選んで取りかかるほうが、質の高い結果につながりやすくなります。

期限があいまいな依頼は、思い込みで判断せず、依頼した人に確認しましょう。「急ぎで」と言われても、実は数日後で問題ないこともあれば、その逆もあります。確認の一言で、優先順位のずれを防げます。

今日やることを三つに絞る

優先順位がついたら、今日やることを決めます。一覧のすべてを今日終わらせようとすると、予定が詰まりすぎて、かえって焦りが増えてしまいます。

おすすめは、今日必ず進めたい仕事を三つほどに絞ることです。そのうえで、すき間の時間に片付ける細かな作業を別に挙げておきます。三つが終われば、その日は十分に進んだと考えてよいでしょう。

三つを選んだら、予定表にそれぞれの作業時間を書き込んでおくと、実際に手をつけやすくなります。集中しやすい午前中に大切な仕事を入れ、問い合わせへの返信などは午後にまとめるといった配置も効果的です。

一日の予定は、会議や急な対応が入ることを考えて、少し余裕を持たせて組みましょう。予定を詰め込みすぎると、一つの遅れが全体に響きます。

急な依頼が入ったときの組み替え方

予定どおりに進む日ばかりではありません。急な依頼が入ったときは、慌ててすぐ取りかかるのではなく、短い時間で優先順位を見直しましょう。

まず、依頼の期限と、今進めている仕事との比較を行います。新しい依頼のほうが急ぎで大切なら、今の作業を区切りのよいところで止めて切り替えます。そうでなければ、今の作業を終えてから取りかかる、と相手に伝えるのも一つの方法です。

複数の依頼が重なって、すべてを期限内に終えられそうにないときは、一人で抱え込まずに上司や依頼した人に相談しましょう。「この二つのうち、どちらを先に進めればよいですか」と具体的に聞くと、判断を仰ぎやすくなります。

依頼を受けた時点で、いつまでに対応できるかの見通しを伝えておくことも大切です。「今日の午後は別の作業があるので、明日の午前中に取りかかります」と伝えておけば、相手も予定を立てやすくなり、後から急かされることも減ります。切り替えた後は、止めた作業をどこまで進めたかを一言メモしておくと、戻ったときにすぐ再開できます。

週に一度、全体を見直す

毎日の優先順位づけに加えて、週に一度は仕事の一覧全体を見直す時間をとりましょう。終わったものを消し、新しく入ったものを加え、期限や状況が変わったものの順番を並べ替えます。

このときに、急がないけれど大切な仕事が後回しになり続けていないかも確認します。何週間も手がついていないものがあれば、次の週の予定に、その仕事のための時間を先に入れておきましょう。

見直しを続けるうちに、自分がどんな仕事に時間を使いがちなのか、どんな依頼が繰り返し来るのかが見えてきます。繰り返す作業は手順をまとめておくなど、仕事のしかたそのものを改善するきっかけにもなります。

まとめ

仕事の優先順位は、やることをすべて書き出し、緊急度と重要度で分け、期限と影響の大きさで比べることで決めやすくなります。今日やることは三つほどに絞り、急な依頼が入ったときは慌てずに見直しましょう。

週に一度の見直しで、急がないけれど大切な仕事にも時間を確保できるようになります。まずは明日の朝、仕事を始める前の五分で、やることを紙に書き出し、今日必ず進めたい三つに印をつけるところから始めてみてください。