請求書の書き方｜副業・フリーランスが入れる項目と、送り方・入金確認・保管の基本

副業で受けた仕事を納品したあと、「では請求書を送ってください」と言われて、手が止まった経験はないでしょうか。会社員として働いていると、請求書は受け取る側か、経理の人が作るものという感覚が強く、自分で一から作る機会はあまりありません。何を書けばよいのか、金額の書き方はどうするのか、送ったあとはどうするのか、と疑問が次々に出てきます。

この記事では、個人で仕事を受ける人が初めて請求書を作るときに知っておきたいことを、書く項目の意味と並べ方、明細と消費税の書き方、支払期限と振込先、適格請求書（インボイス）で増える項目、送り方とメールの文面、入金の確認、控えの保管の順にまとめます。税金や制度の細かい決まりは変わることがあるので、最新の情報は国税庁などの公式サイトで確認してください。

請求書の役割を知っておく

請求書は、仕事の対価として「この金額を、いつまでに支払ってください」と相手に伝える書類です。口頭やメールで金額を伝えるだけでなく、書類の形にしておくことで、相手の会社の経理の担当者が、支払いの手続きを進められるようになります。

取引先の会社では、仕事を頼んだ担当者と、お金を払う経理の担当者が別の人であることがほとんどです。経理の担当者は、仕事の中身を詳しく知らないまま、請求書の内容をもとに支払いの処理をします。そのため、請求書には、仕事を知らない人が見ても「何に対する、いくらの支払いか」が分かる情報が必要です。

また、請求書は自分の側の記録にもなります。確定申告で売上をまとめるとき、どの取引でいくら受け取ったかを確かめる根拠になるからです。副業の税金の考え方は副業の税金の基本でまとめています。

見積書・納品書・領収書との違い

仕事のやり取りでは、請求書のほかにもいくつかの書類が使われます。見積書は、仕事を受ける前に「この内容なら、この金額でできます」と示す書類です。納品書は、成果物を渡したときに「これを納めました」と示す書類で、物の納品がない仕事では省くことも多くあります。請求書は、納品のあとに支払いを求める書類です。領収書は、お金を受け取ったことを示す書類で、銀行振込の場合は、振込の記録が受け取りの証拠になるため、求められなければ発行しないことも一般的です。

この流れのなかで、請求書は見積書の内容を受けて作られます。見積書の金額や品目と、請求書の内容がそろっていることが、相手の経理の確認を早くする一番の近道です。

請求書が果たす三つの役割（支払いの依頼、経理の処理、自分の記録） — 相手の経理と、自分の記録の両方に使われる。

請求書に書く項目の一覧

請求書に決まった書式はありませんが、一般的に入れる項目はほぼ決まっています。上から順に、次のように並べると見やすくなります。

項目	書く内容	書くときのポイント
表題	「請求書」	いちばん上に大きく
請求番号	自分で付けた通し番号	問い合わせのときの目印
発行日	請求書を作った日	締め日に合わせることも
宛名	取引先の会社名と担当部署・氏名	正式名称で書く
発行者	自分の氏名または屋号、住所、連絡先	屋号と本名を両方書くと親切
件名	仕事の内容が分かる短い名前	案件名や納品物の名前
明細	品目、数量、単価、金額	見積書と同じ言葉で
小計・消費税・合計	税抜の合計、消費税、税込の合計	計算を見直す
支払期限	いつまでに支払ってほしいか	事前に合意した日を書く
振込先	銀行名、支店名、口座の種類、番号、名義	名義はカタカナで正確に
備考	補足すること	振込手数料の扱いなど

このうち、とくに間違いが起こりやすいのが、宛名、明細、振込先の三つです。順に見ていきます。

宛名と発行者

宛名は、取引先の正式な会社名で書きます。略称や、いつも呼んでいる名前ではなく、契約書や相手の会社のサイトに書かれている正式名称を使います。会社名のあとに「御中」、担当者の名前を書く場合は「様」を付けます。会社名と担当者名を両方書くときは、「〇〇株式会社経理部〇〇様」のように、御中は使わず様だけにするのが一般的です。

発行者の欄には、自分の氏名と住所、メールアドレスや電話番号を書きます。屋号がある場合は、屋号と本名を並べて書くと、振込名義との照合がしやすくなります。屋号の考え方は屋号の決め方で紹介しています。