請求書の書き方｜副業・フリーランスが入れる項目と、送り方・入金確認・保管の基本（2ページ目）

明細と金額の書き方

明細は、請求書のなかでいちばん大切な部分です。経理の担当者が、見積書や発注書と見比べて確認するため、書き方をそろえておくと処理が早くなります。

見積書と同じ言葉で書く

明細の品目は、見積書や発注書に書かれていた言葉と同じ表現にします。見積書で「バナー制作」と書いた仕事を、請求書で「広告画像のデザイン」と書くと、同じ仕事なのか確かめる手間が生まれます。見積書の作り方は副業の見積書の作り方にまとめています。

数量と単価は、可能な範囲で分けて書きます。「記事作成 3本 × 単価」のように書いておくと、金額の根拠が一目で分かります。一式で受けた仕事は「一式」と書いてもかまいませんが、途中で追加の作業があった場合は、別の行に分けて書いておくと、あとで説明しやすくなります。

消費税と端数

消費税は、税抜の小計に税率をかけて計算し、税込の合計と分けて書きます。軽減税率の対象となる品目を扱うことはまれですが、税率が異なる品目がある場合は、税率ごとに分けて書きます。

計算で1円未満の端数が出たときの扱い（切り捨て、切り上げ、四捨五入）は、どれかに決めておき、毎回同じ方法を使います。取引先から指定があれば、それに合わせます。

立替金と交通費

仕事のために自分で立て替えた費用（素材の購入費、交通費など）を請求する場合は、報酬とは行を分けて書きます。事前に「実費をいただく」と合意していたものだけを載せ、領収書の写しを求められたら出せるようにしておきます。

明細を作る順番（1. 見積書を開く、2. 品目を写す、3. 追加分を分ける、4. 合計を検算する） — 見積書を横に置いて、上から順に写していく。

源泉徴収がある仕事の書き方

仕事の種類によっては、支払う側が報酬から所得税を差し引いて納める「源泉徴収」が行われます。個人に支払う原稿料やデザイン料、講演料など、一定の種類の報酬が対象になります。

源泉徴収がある場合、請求書には、報酬の金額、源泉徴収される税額、実際に振り込まれる金額を分けて書くことが多いです。取引先のほうで計算してくれる場合もあるので、受注の時点で「源泉徴収の対象になるか」「請求書に書いたほうがよいか」を確かめておきます。

源泉徴収の対象になる報酬の範囲や、税額の計算方法は国税庁のサイトで公開されています。計算方法は消費税の扱いとも関係するので、自信がないときは取引先の経理の担当者に確認するのが確実です。差し引かれた税金は、確定申告で精算されることになります。

適格請求書（インボイス）で増える項目

2023年に始まったインボイス制度では、税務署に登録をした事業者が、決められた項目を含む「適格請求書」を発行できるようになりました。取引先は、この適格請求書を受け取ることで、消費税の計算で控除を受けやすくなります。

登録している場合に入れる項目

登録した事業者が適格請求書を出すときは、通常の請求書の項目に加えて、主に次のような情報を入れます。

登録番号（「T」から始まる番号）
税率ごとに分けた合計の金額と、適用した税率
税率ごとの消費税の額

細かい要件は国税庁の案内で示されているので、登録している人は、使っている書式が要件を満たしているかを一度確かめておきましょう。請求書作成サービスの多くは、適格請求書の書式に対応しています。

登録していない場合

登録をしていない人は、登録番号のない通常の請求書を出します。請求書としては問題なく使えますが、取引先の消費税の計算に影響することがあるため、取引の条件に関わることもあります。登録するかどうかは、売上の規模や取引先との関係を考えて決めることで、どちらが正しいというものではありません。

迷ったときは、税務署や税理士などの専門家に相談するのが確実です。少なくとも、取引を始める前に、自分が登録しているかどうかを取引先に伝えておくと、あとで誤解が生まれにくくなります。

登録の有無による請求書の違い（登録していると登録していないの比較） — 制度の詳しい要件は国税庁の案内で確かめる。

支払期限と振込先の書き方

支払期限と振込先は、間違えると入金が遅れたり、別の口座に送られてしまったりする、大事な項目です。

支払期限は事前に決めておく

支払期限は、請求書を出すときに初めて決めるのではなく、受注の時点で取引先と合意しておくのが基本です。会社の多くは「月末締め、翌月末払い」のように支払いの周期を決めているので、相手の周期に合わせると、処理がスムーズになります。

請求書には「2026年11月30日までにお振込みください」のように、日付で書きます。「納品後30日以内」のような書き方は、いつを起点にするかで解釈がずれることがあるため、具体的な日付にしておくほうが確実です。

振込先は名義まで正確に

振込先は、銀行名、支店名（支店番号も書くと親切です）、口座の種類（普通・当座）、口座番号、口座名義を書きます。口座名義は、通帳やキャッシュカードに書かれているとおりのカタカナで書きます。名義が一文字違うだけでも、振込が戻ってきてしまうことがあります。

副業の入金を生活費の口座と分けておくと、売上の確認や確定申告の準備が楽になります。

振込手数料の扱い

振込手数料をどちらが負担するかは、取引先によって考え方が違います。取引先が負担することが多いものの、報酬から差し引かれることもあります。これも受注の時点で確かめておき、必要なら備考欄に「振込手数料は貴社にてご負担をお願いいたします」のように書きます。合意していないことを、請求書で一方的に求めるのは避けます。